Gestione dell’inventario dell’officina: 10 passaggi per il successo

Gestione dell'inventario dell'officina: 10 passaggi per il successo 1

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solo per oggi a 67 euro invece di 297 Potresti già sapere come un’officina meccanica sia sempre piena di lavoro per tutti i membri del team. Manutenzione, negoziazione e servizio al cliente sono fondamentali per il successo dell’attività. Tuttavia, non puoi dimenticare altre attività interne, come la gestione dell’inventario. Molti laboratori perdono un sacco di soldi ed energie non organizzando adeguatamente la loro merce.

Gestire con successo l’inventario dell’officina influisce molto di più del posizionamento delle parti nel tuo spazio. Una gestione efficiente delle parti automobilistiche e degli altri beni del settore velocizza le varie attività quotidiane e, soprattutto, evita sprechi di risorse. La domanda è: come gestire in modo più efficiente?

Se stai lottando a questo punto, non preoccuparti. Ecco 10 semplici passaggi per avere più successo nella gestione del tuo inventario. Azione supplementare!

1. Effettua il check-in e il check-out degli articoli

Il primo passo per avere il controllo sull’inventario è sapere cosa è disponibile, quali merci verranno consegnate e quali articoli hanno lasciato il negozio. Non basta considerare se c’è stata o meno una consegna da parte del fornitore. Hai bisogno di una registrazione accurata del movimento delle merci per prendere qualsiasi decisione.

Quando si effettua un acquisto di materiale, ad esempio, il dipartimento finanziario dell’officina deve registrare questi importi e registrarli nei propri conti. Inoltre, quando si esegue la manutenzione che rimuove un articolo dallo stock, anche l’area acquisti deve monitorare questo output per programmare il lotto successivo con il fornitore.

2. Fare inventari regolari

Anche se disponi di processi ben strutturati per il tracciamento del movimento delle merci, non è impossibile che alcuni errori passino inosservati al momento della registrazione. Il problema non è che esistono, ma che vengono ignorati finché non creano problemi. Il modo migliore per risolvere questo problema è disporre di un programma di inventario per facilitare la gestione dell’inventario.

Per definizione, un inventario è quando guardi l’inventario effettivo e confronti ciò che trovi con i record dell’azienda. Questo aiuta a rivelare gli errori , oltre a mostrare se ci sono state spedizioni impreviste di merce. Se troppa merce inizia a “scomparire” sai che è ora di agire.

3. Classifica i pezzi

La categorizzazione delle parti consiste nel raggruppare i prodotti in base alle loro caratteristiche e finalità. Questo processo organizzativo mira a garantire che la gestione dell’inventario sia più accurata e dinamica.

Attualmente, ci sono diverse tecniche che possono aiutarti a classificare i tuoi prodotti. Tuttavia, una delle più sicure ed efficienti è, senza dubbio, la curva ABC, nota anche come analisi 80/20.

Questa tecnica di categorizzazione ha la funzione di informare l’azienda quali sono i pezzi di magazzino più importanti. Pertanto, l’inventario è suddiviso in tre categorie:

  • categoria A : corrisponde ai prodotti più importanti per l’azienda. In questo caso si può tener conto del valore o del volume di vendita del pezzo ― rappresenta il 20% del totale e genera un rendimento dell’80%;
  • categoria B : si riferisce a articoli con valori e quantità considerati intermedi – può rappresentare fino al 30% dello stock totale e garantire un rendimento del 25%;
  • categoria C : si riferisce a prodotti di quantità, valore e importanza inferiori, che possono corrispondere al 50% del totale e offrire un rendimento del 10%.

È interessante notare che questi numeri variano da un’azienda all’altra. Per questo motivo la Curva ABC non stabilisce una regola fissa, presenta solo un indicatore per aiutarti nella gestione del tuo inventario . I suoi principali vantaggi sono:

  • ottimizzazione delle scorte;
  • riduzione dei rifiuti;
  • pianificazione più efficiente;
  • aumento del margine di profitto;
  • investimenti strategici;
  • valutazioni più accurate;
  • consegne più accurate.

Per fare buon uso di questa tecnica, hai due opzioni: utilizzare un sistema ERP (pianificazione delle risorse aziendali o sistema di gestione aziendale integrato) o un foglio di calcolo Excel. Dopo aver fatto la tua scelta, è necessario seguire passo dopo passo la seguente procedura per applicare in pratica la curva ABC.

Elenca i prodotti

Devi includere informazioni su:

  • codice articolo;
  • descrizione della parte;
  • unità di misura;
  • Prezzo unitario;
  • importo delle vendite ;
  • totale (importo) acquistato dopo la vendita del prodotto.

organizza i tuoi prodotti

In questo passaggio, devi elencare tutti i prodotti in base ai loro valori: quelli con i valori più alti sono in cima alla tabella, ok? Per scoprire quanto rappresenta una parte nelle tue vendite totali, dividi semplicemente il totale acquistato per il prodotto per le vendite complessive.

Distribuisci i pezzi nelle categorie A, B o C

La segmentazione di ciascuna parte viene eseguita secondo la tabella creata nel passaggio precedente. In questo caso, analizzando, ad esempio, i prodotti che rappresentano l’80% delle tue vendite in un determinato periodo, puoi identificare gli articoli che appartengono alla categoria A e, quindi, procedere con il processo di categorizzazione.

Ricordando che, per garantire una maggiore efficienza, è necessario ridurre lo stock di articoli di categoria A e B. Inoltre, gli articoli di categoria C non devono essere stoccati. Questa pratica evita che il prodotto venga fermato e mantiene il turnover delle scorte.

4. Abbi un buon rapporto con i tuoi fornitori

È facile per molti gestori di officine di riparazione auto credere che i fornitori di ricambi per auto , ad esempio, siano solo negozi in cui acquistano prodotti essenziali per le officine. Tuttavia, c’è molto che si può fare se si pensa a loro come partner . In questo modo è possibile agire insieme affinché entrambi ne traggano beneficio in egual misura nel tempo.

Creare un rapporto più stretto con i tuoi fornitori può offrire diversi vantaggi, come ricevere priorità nella consegna di nuove parti e prezzi migliori da negoziare. Puoi anche restituire questi favori mantenendo un programma di ordinazione regolare, ad esempio. Inoltre, puoi aumentare il volume degli ordini man mano che la tua officina cresce e raggiunge una maggiore portata sul mercato.

5. Consenti al tuo team di eseguire la gestione dell’inventario

Naturalmente, una buona gestione dell’inventario di componenti automobilistici e altri articoli per l’officina di riparazioni auto non dipende solo da una o due persone.

L’intero team deve assumersi alcune responsabilità affinché la movimentazione delle merci sia più efficiente e le decisioni prese dalla direzione siano più accurate. Anche se la tua officina è una PMI (Piccola e Media Impresa), questo sforzo congiunto è comunque molto importante.

Pensa, ad esempio, al controllo dell’inventario e alla documentazione della merce. Ogni volta che un meccanico rimuove una parte per qualsiasi manutenzione, deve registrare quale articolo è stato prelevato, quando e per quale servizio è stato diretto. Questo insieme di informazioni è ciò che contribuirà maggiormente alle tue scelte amministrative nel tempo.

6. Organizza lo spazio fisico della tua officina

Una buona conservazione delle scorte, così come la disposizione delle merci, incide notevolmente anche sull’efficienza di una corretta gestione delle scorte, oltre che sulla produttività quotidiana del team. Dopotutto, se gli articoli non sono ben organizzati all’interno del negozio, è probabile che i meccanici non riescano a trovare una parte di cui hanno bisogno nel mezzo del caos.

Usare uno schema molto chiaro per definire dove posizionare ogni pezzo aiuterà molto a guidare la squadra. E, naturalmente, anche avere qualche segnaletica è essenziale. Non lasciare questo ambiente sporco, non impilare scatole su scatole di consegna o conservare i prodotti in luoghi molto esposti. Oltre a rendere difficile il lavoro quotidiano, può anche danneggiare le parti prima che vengano utilizzate.

7. Sii rigoroso nel controllare input e output

È mai successo che uno (o più) clienti si siano recati presso la vostra officina in cerca di un pezzo e non l’abbiano trovato perché non era in stock? O avere uno stock completo di un particolare prodotto ma nessuna richiesta? Queste due situazioni sono il risultato di una cattiva gestione delle scorte, in cui non c’era un controllo efficace delle entrate e delle uscite delle merci.

Pertanto, ci siamo resi conto che lo stock influenza direttamente il successo delle tue vendite. Per questo motivo, oltre a registrare ingressi e uscite, come abbiamo già detto, è necessario essere rigorosi in questo controllo. Quando lo fai, hai i seguenti vantaggi:

  • maggiore visibilità di ciò che entra ed esce;
  • maggiore sicurezza delle scorte;
  • riduzione dei rifiuti;
  • sviluppo di strategie di acquisto più efficienti;
  • rispetto dei tempi di consegna.

Per controllare gli input e gli output del tuo inventario, devi:

  1. identificare tutti gli articoli nel tuo magazzino;
  2. stabilire uno standard per la registrazione delle consegne nel proprio sistema;
  3. creare inventari periodici per verificare che l’inventario fisico corrisponda a quello del sistema — devono essere prese in considerazione le perdite derivanti da furto, danneggiamento, prodotti scaduti ed errori nel sistema;
  4. integrarsi con i fornitori della tua officina ;
  5. contare sull’ausilio di un software;
  6. formare i tuoi dipendenti.

Seguendo questo passo passo alla lettera, è più facile tenere traccia di input e output, oltre a ridurre significativamente le possibilità di guasti che influiscono sulle tue vendite.

8. Considera la stagionalità quando fai acquisti

Tutti i suggerimenti presentati in questo articolo hanno lo scopo di aiutarti a organizzare e mantenere il tuo inventario in movimento. In questo senso, fare i propri acquisti considerando i periodi stagionali è fondamentale per evitare due estremi di cui abbiamo già accennato in altri consigli: stock vuoto o stock pieno.

Entrambi portano risultati negativi alla tua attività, poiché lo stock completo è un segno di denaro bloccato e la mancanza di prodotto è vista come vendite perse. Pertanto, quando si esegue la previsione delle vendite, è possibile stabilire la quantità di merci che sarà sufficiente per soddisfare la domanda.

Per fare questa proiezione in modo accurato ed efficiente, è necessario analizzare attentamente l’intera storia di vendita dell’azienda. Pertanto, è possibile identificare periodi di maggiore domanda e periodi di bassa domanda. In tal caso, ancora una volta, l’utilizzo di un software ERP fa la differenza.

Questo perché il sistema integrato permette di identificare in modo pratico ed efficiente le parti con il maggior turnover. Ciò contribuisce alla sostituzione preventiva di ciascun prodotto.

È interessante notare che la gestione efficiente di un inventario va ben oltre la comprensione dell’importanza di effettuare proiezioni della domanda. Per ottenere un risultato soddisfacente è necessario ricercare quotidianamente soluzioni al fine di evitare errori e fallimenti nella loro gestione.

9. Evita gli acquisti eccessivi

Un altro errore comune che può rendere la gestione dell’inventario di ricambi auto e altri articoli un incubo è l’eccesso di scorte. È importante avere abbastanza parti per soddisfare qualsiasi richiesta, ma se vai troppo lontano, è probabile che rimarrai a corto di spazio, con molta merce inutilizzata e un enorme drenaggio del tuo flusso di cassa.

Questo errore è spesso il risultato di altri problemi che abbiamo già menzionato, come la mancanza di registrazione o lo scarso monitoraggio delle merci in entrata e in uscita nel tuo negozio di auto . È sempre importante adeguare le dimensioni dei tuoi acquisti alla domanda del pubblico e alle variazioni del mercato. Soprattutto quando il tuo inventario non ha spazio libero.

10. Avere un software di gestione

Per i suoi vantaggi, menzioniamo in tutto il testo l’importanza dell’utilizzo del software nella gestione delle scorte. Questo perché, al giorno d’oggi, l’uso della tecnologia è diventato sempre più necessario nella gestione di un’azienda. Quindi prima implementi questa funzione per aiutare te e il tuo team con i compiti più burocratici e ripetitivi di un’azienda, meglio è.

Dopotutto, fare affidamento esclusivamente sul libro mastro non è mai una buona idea per tenere traccia di un’attività in modo efficiente. Questo perché può essere facilmente danneggiato o manomesso. Utilizzando il software di gestione, questi punti deboli sono facilmente realizzabili. Inoltre, offre vantaggi come:

  • automazione del processo;
  • ottimizzazione ed efficienza operativa;
  • record storico delle vendite;
  • la sicurezza dei dati;
  • pianificazione più efficiente;
  • controllo efficace dei prodotti;
  • standardizzazione dei processi;
  • guidando la crescita dell’azienda.

Anche se i record possono essere liberamente consultati da più contributori, sarà sempre possibile vedere chi ha apportato ogni modifica, qual è stata la modifica e quando è stata registrata. Un altro grande vantaggio è che il software può generare rapporti di attività in modo più rapido e accurato, riducendo al minimo le pratiche burocratiche coinvolte.

Attraverso questi suggerimenti, ci rendiamo conto di come la gestione efficiente dell’inventario di ricambi automobilistici e altri articoli sia essenziale per garantire il buon funzionamento della tua officina meccanica. Anche se tenere tutto in ordine è una sfida, è possibile ottenere buoni ritorni quando si applicano le misure giuste. Quindi, non dimenticare di mettere in pratica nessuno di questi suggerimenti, ok?

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